UE extinde finanțarea simplificată pentru cercetare, dar auditorii cer controale mai stricte înainte de plata proiectelor Horizon Europe

Uniunea Europeană extinde rapid utilizarea granturilor cu sumă forfetară în Horizon Europe pentru a reduce birocrația suportată de cercetători, universități și companii, dar Curtea de Conturi Europeană avertizează că simplificarea administrativă mută o parte importantă a riscului către momentul în care bugetul este stabilit și către verificarea rezultatelor înainte de plată. În trei proiecte analizate în cadrul auditului pentru 2025, Curtea a găsit probleme în justificarea costurilor estimate, iar într-unul dintre ele a considerat că anumite activități acceptate și plătite de Comisie nu fuseseră realizate satisfăcător.

Constatările capătă importanță deoarece Comisia intenționează să mărească puternic utilizarea acestui mecanism. Granturile Horizon Europe cu sumă forfetară semnate în 2025 au avut o valoare de aproximativ 1,81 miliarde EUR și au reprezentat 19% din valoarea totală a granturilor semnate în acel an, iar obiectivul Comisiei este ca până la sfârșitul lui 2027 aproximativ jumătate din bugetul anual destinat apelurilor să fie distribuit astfel.

Modelul cu sumă forfetară schimbă substanțial relația dintre beneficiarii Horizon Europe și Comisie. În sistemul tradițional, o universitate sau o companie trebuie să demonstreze costurile efectiv suportate prin documente privind personalul, timpul lucrat, deplasările, achizițiile și alte cheltuieli, în timp ce într-un grant forfetar suma este stabilită în avans pe baza bugetului proiectului, iar plata este legată în principal de realizarea corespunzătoare a pachetelor de lucru convenite.

Avantajul pentru cercetători este reducerea unei părți importante din administrația financiară. Beneficiarul nu mai trebuie să demonstreze Comisiei fiecare cost real suportat pentru a primi suma stabilită, ceea ce poate diminua timpul consacrat raportării și riscul unor erori pur contabile. În schimb, evaluarea inițială a bugetului trebuie să fie suficient de riguroasă, pentru că un cost supraestimat acceptat înainte de semnarea grantului poate rămâne incorporat în suma care urmează să fie plătită dacă proiectul este declarat realizat corespunzător.

Aceasta este prima problemă identificată de Curtea de Conturi în cele trei proiecte analizate. Fiecare consorțiu furnizase înaintea semnării grantului estimări privind tipurile de personal necesar, numărul de luni de lucru și costurile lunare pentru diferitele categorii de cercetători și activități. Experții externi utilizați de Comisie au exprimat rezerve privind costurile de personal, resursele pentru management sau alte componente ale bugetului, dar Curtea constată că aceste rezerve au fost reflectate numai parțial în evaluările finale și nu au dus la ajustarea sumelor propuse.

Auditorii spun că nu au găsit nici dovezi că ratele lunare propuse pentru personal au fost comparate sistematic cu informații de referință, precum costurile istorice, sau că diferențele dintre categoriile de personal au fost analizate suficient de critic. Din acest motiv, Curtea consideră că justificarea cheltuielilor de personal din cele trei proiecte a fost insuficientă și că exista riscul ca valorile granturilor să fie mai mari decât era necesar.

Problema nu s-a oprit la construcția bugetului. În două dintre proiectele analizate, Curtea a constatat că anumite rezultate așteptate nu fuseseră definite suficient de precis pentru ca realizarea lor să poată fi evaluată fără ambiguitate. Într-un caz, un pachet de lucru prevedea activități de consolidare a capacității fără ca amploarea și forma concretă a acestora să fie stabilite suficient de clar în acordul de grant, ceea ce făcea dificilă atât implementarea, cât și verificarea ulterioară.

Într-un alt proiect, auditorii au contestat calitatea unor rezultate prezentate pentru un pachet de lucru și au constatat că indicatori privind organizarea unor webinare și creșterea numărului de membri nu erau susținuți de dovezi verificabile. Comisia acceptase pachetul ca finalizat și autorizase plata, dar Curtea a concluzionat că activitățile nu fuseseră realizate integral în conformitate cu acordul și a cuantificat o parte a plății ca fiind necuvenită.

Aceste constatări nu permit însă extrapolarea la toate granturile forfetare Horizon Europe. Curtea a analizat în detaliu numai trei proiecte de cercetare din această categorie, fiecare realizat de consorții cu între cinci și 17 beneficiari, iar pentru un singur proiect problemele identificate au dus la cuantificarea unei erori financiare. Auditorii au semnalat și alte constatări legate de granturi forfetare în proiecte gestionate de Europe’s Rail Joint Undertaking, dar raportul nu stabilește că sistemul în ansamblu produce plăți nejustificate.

Dimensiunea mecanismului crește însă suficient de repede pentru ca problema controalelor să devină structurală. Valoarea granturilor forfetare semnate a crescut de la 306 milioane EUR în 2022 la 979 milioane în 2023, 1,75 miliarde în 2024 și 1,81 miliarde EUR în 2025. Plățile efective realizate în 2025 pentru acest tip de grant au fost încă mult mai mici, aproximativ 232 milioane EUR, adică 4% din cheltuielile Horizon Europe din acel an, deoarece multe dintre proiectele contractate sunt încă în implementare.

Comisia a modificat deja unele dintre procedurile pe care le critică auditorii. Din octombrie 2023, experții care evaluează bugetele granturilor forfetare trebuie să utilizeze un instrument Horizon de comparație a costurilor de personal, iar în 2024 executivul european a clarificat ce înseamnă realizarea corespunzătoare a unui proiect. Cele trei proiecte analizate de Curte proveneau din propuneri depuse în 2022 și 2023, înainte ca utilizarea noului instrument de verificare a costurilor să devină obligatorie.

Rămâne însă nerezolvată complet problema proiectelor realizate doar parțial. Într-un grant bazat pe costuri reale, o cheltuială neeligibilă poate fi identificată și eliminată din suma rambursată. În sistemul forfetar, plata este legată de finalizarea pachetului de lucru, astfel încât trebuie să existe o metodă suficient de clară pentru a decide cât se reduce grantul atunci când pachetul a fost realizat numai în parte sau rezultatele sunt inferioare celor convenite.

Curtea recomandă Comisiei să stabilească criterii clare și intervale de reducere pentru aceste situații, să se asigure că experții documentează sistematic verificările efectuate asupra bugetelor înainte de acordarea granturilor și să mărească numărul controalelor ex post pe măsură ce ponderea finanțării forfetare crește. Termenul indicat pentru implementarea acestor măsuri este sfârșitul anului 2027.

Comisia a acceptat toate cele trei componente ale recomandării. Executivul spune că va actualiza ghidurile interne pentru evaluarea realizării parțiale a pachetelor de lucru și pentru efectele financiare ale unei implementări incomplete, inclusiv prin exemple care să ajute evaluatorii să aplice reducerile în mod mai coerent.

Comisia susține totodată că granturile forfetare nu beneficiază de standarde mai permisive decât proiectele finanțate pe baza costurilor reale. Potrivit propriilor sale date, aproximativ 4% dintre proiectele cu sumă forfetară sunt considerate incomplet realizate și, în consecință, nu sunt plătite integral, un procent mai mare decât în cazul granturilor bazate pe costuri reale. Pentru Comisie, acest lucru indică faptul că sistemul acordă o atenție mai mare realizării activităților de cercetare și calității acestora.

Extinderea granturilor forfetare reprezintă una dintre cele mai importante încercări ale UE de a simplifica finanțarea cercetării. Birocrația asociată proiectelor europene a fost criticată de ani de zile de universități, institute și întreprinderi, iar trecerea de la verificarea fiecărui cost la plata pentru activități și rezultate poate reduce substanțial această povară. Raportul Curții arată însă că simplificarea nu elimină controlul financiar, ci îi schimbă locul: dacă beneficiarii trebuie să prezinte mai puține justificări în timpul proiectului, evaluarea bugetului înainte de semnare și verificarea reală a lucrărilor înainte de plată devin mai importante.